Wnioski najlepiej składać w styczniu/lutym każdego roku, ponieważ środki budżetowe na ten cel przyznawane są IPN w ustawie budżetowej w pierwszym kwartale każdego roku budżetowego.
Jednak z uwagi na ograniczoną wysokość środków budżetowych przyznawanych na ten cel, jak również na dużą liczbę wpływających wniosków, jest prawdopodobne, że wnioski złożone w drugiej połowie roku nie będą mogły być pozytywnie rozpatrzone.