Zasady udostępniania materiałów archiwalnych
Na podstawie ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz. 424 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2007 r. Nr 63 poz. 425 z późn. zm.), IPN realizuje następujące typy wniosków:
1. Wnioski o udostępnienie do wglądu kopii dokumentów;
2. Wnioski o udostępnienie dokumentów osobowych dotyczących pracownika lub funkcjonariusza organów bezpieczeństwa państwa;
3. Wnioski o udostępnienie dokumentów na potrzeby prowadzenia badań naukowych oraz publikacji materiału prasowego;
4. Wnioski o udostępnienie dokumentów w celu wykonywania zadań ustawowych;
5. Wnioski o udostępnienie do wglądu kopii akt spraw lustracyjnych;
6. Wnioski o udostępnienie informacji zawartych w dokumentach organów bezpieczeństwa państwa dotyczących osoby pełniącej funkcję publiczną;
7. Wnioski o wydanie zaświadczenia stwierdzającego, czy dane osobowe wnioskodawcy są tożsame z danymi osobowymi, które znajdują się w katalogu funkcjonariuszy, współpracowników, kandydatów na współpracowników organów bezpieczeństwa państwa, o których mowa w art. 5, oraz innych osób, udostępnionym w Instytucie Pamięci od dnia 26 listopada 2004 r.;
8. Inne kategorie wniosków.
1. Wnioski o udostępnienie do wglądu kopii dokumentów
Każdy ma prawo wystąpić z wnioskiem do Instytutu Pamięci Narodowej o udostępnienie do wglądu zanonimizowanych kopii dotyczących go dokumentów – art. 30 ust. 1 ustawy. Ustawa o IPN zniosła status pokrzywdzonego, stąd też aby uzyskać wgląd do kopii dokumentów znajdujących się w zasobie archiwalnym Instytutu, wystarczy złożyć stosowny wniosek (FORMULARZ).
Wypełniony formularz wniosku należy złożyć osobiście w siedzibie oddziału Instytutu Pamięci Narodowej lub przesłać pocztą pod warunkiem potwierdzenia podpisu wnioskodawcy przez notariusza lub inną osobę uprawnioną do uwierzytelniania podpisów zgodnie z prawem państwa, w którym czynność ta została dokonana. Osoba mająca stałe miejsce zamieszkania za granicą może złożyć wniosek osobiście w polskiej placówce konsularnej, przy czym podpis wnioskodawcy uwierzytelnia konsul. Po złożeniu wniosku wnioskodawca może ustanowić pełnomocnika do realizacji przysługujących mu praw wynikających z ustawy.
Uprawnienia wynikające z art. 30-35 i 35b może wykonywać osoba najbliższa zmarłego w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu karnego, przy czym należy we właściwym wniosku wskazać imię i nazwisko osoby zmarłej, której praw on dotyczy.
Osobom, które nie były współpracownikami, pracownikami i funkcjonariuszami organów bezpieczeństwa państwa Instytut udostępnia wszystkie dostępne dokumenty po anonimizacji danych osobowych osób trzecich. Współpracownikom, pracownikom i funkcjonariuszom organów bezpieczeństwa państwa udostępnia się zanonimizowane dokumenty, z wyjątkiem wytworzonych przez nich lub powstałych przy ich udziale – art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy. W przypadku współpracowników nie udostępnia się dokumentów, z których treści wynika, iż udzielali oni informacji, byli zadaniowani i traktowani jako informatorzy lub pomocnicy przy operacyjnym zdobywaniu informacji – art. 31 ust. 1 ustawy. O pozytywnym rozpatrzeniu wniosku i określeniu terminu udostępnienia akt wnioskodawca zostaje poinformowany pisemnie.
Udostępnienie dokumentów następuje w siedzibie oddziału właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy, chyba że we wniosku wskazał on inny oddział.
Po udostępnieniu zanonimizowanych kopii dokumentów wnioskodawca może wystąpić do Instytutu Pamięci Narodowej z wnioskiem o udostępnienie do wglądu niezanonimizowanych kopii lub oryginałów dotyczących go dokumentów – art. 33 ust. 1 ustawy (FORMULARZ).
Po zapoznaniu się z niezanonimizowanymi kopiami lub oryginałami dokumentów, wnioskodawca, który nie był współpracownikiem, pracownikiem lub funkcjonariuszem organów bezpieczeństwa państwa ma prawo wystąpić do Instytutu Pamięci Narodowej:
– o wydanie niezanonimizowanych kopii dotyczących go dokumentów – art. 34 ust. 1 ustawy (FORMULARZ). Wydanie kopii dokumentów następuje w siedzibie oddziału właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy, chyba, że we wniosku wskazał on inny oddział. Na żądanie wnioskodawcy Instytut uwierzytelnia wydawane kopie dokumentów.
– o wydanie znajdujących się w archiwum Instytutu Pamięci Narodowej przedmiotów, które w momencie utraty były stanowiły jego własność lub były w jego posiadaniu – art. 34 ust. 5 ustawy (FORMULARZ).
– o podanie nazwisk i dalszych danych identyfikujących tożsamość pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy oraz osób, które przekazywały o nim informacje organom bezpieczeństwa państwa – art. 35 ust. 1 ustawy (FORMULARZ). Wydanie noty następuje w siedzibie oddziału właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy, chyba że we wniosku wskazał on inny oddział.
Każdy ma prawo wystąpić do Instytutu Pamięci Narodowej z wnioskiem w sprawie załączenia do zbioru dotyczących go dokumentów własnych uzupełnień, sprostowań, uaktualnień, wyjaśnień, a także dokumentów lub ich kopii – art. 35b ust. 1 ustawy.
Osoba, która uzyskała na podstawie art. 33 wgląd w niezanonimizowane kopie dotyczących jej dokumentów, i nie zachowały się w stosunku do niej dokumenty, o których mowa w art. 31 ust. 1, może zastrzec, że dotyczące jej dane osobowe zebrane w sposób tajny w toku czynności operacyjno-rozpoznawczych organów bezpieczeństwa państwa nie będą udostępniane na potrzeby badań naukowych oraz publikacji materiału prasowego, przez określony czas, jednakże nie dłużej niż przez 50 lat od daty ich wytworzenia. Ponadto każdy wnioskodawca, który uzyskał na podstawie art. 33 wgląd w niezanonimizowane kopie i bez względu na to, czy zachowały się wobec niego dokumenty, o których mowa w art. 31 ust. 1, może zastrzec, że dotyczące go informacje ujawniające jego pochodzenie etniczne lub rasowe, przekonania religijne, przynależność wyznaniową oraz dane o stanie zdrowia i życiu seksualnym, a także ujawniające jego stan majątkowy, a w szczególności nieruchomości oraz rzeczy ruchome stanowiące dobra kultury w rozumieniu przepisów o ochronie dóbr kultury, nie będą udostępnione – art. 37 ust. 1 i 2 ustawy.
Do góry
2. Wnioski o udostępnienie dokumentów osobowych dotyczących pracownika lub funkcjonariusza organu bezpieczeństwa państwa
Każdy ma prawo wystąpić do Instytutu Pamięci Narodowej z wnioskiem o udostępnienie do wglądu dokumentów osobowych dotyczących pracowników lub funkcjonariuszy organów bezpieczeństwa państwa – art. 35c ust. 1 ustawy.
Warunkiem udostępnienia dokumentów osobowych jest złożenie stosownego wniosku (FORMULARZ).
Pracownicy i funkcjonariusze organów bezpieczeństwa państwa mają prawo wystąpić z wnioskiem do Instytutu Pamięci Narodowej o wydanie kopii dotyczących ich dokumentów osobowych – art. 35c ust. 3 ustawy.
Do góry
3. Wnioski o udostępnienie dokumentów na potrzeby badań naukowych oraz publikacji materiału prasowego
Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy IPN udostępnia zgromadzoną w archiwum dokumentację na potrzeby badań naukowych oraz publikacji materiału prasowego, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe. Warunkiem uzyskania prawa dostępu do akt jest złożenie stosownego wniosku (FORMULARZ - Wniosek o wyrażenie zgody na udostępnienie i wykorzystanie dokumentów w celu prowadzenia badań naukowych, FORMULARZ - Wniosek o wyrażenie zgody na udostępnienie i wykorzystanie dokumentów w celu prowadzenia działalności dziennikarskiej) skierowanego do dyrektora oddziału IPN, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę wnioskodawcy. W przypadku osób zamieszkałych poza granicami kraju, wnioski kieruje się do dyrektora oddziału Instytutu Pamięci właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub pobytu wnioskodawcy przed wyjazdem z kraju. Jeżeli wnioskodawca nigdy nie mieszkał w kraju, wówczas powinien zwrócić się z wnioskiem do Dyrektora Oddziału IPN w Warszawie.
Wniosek musi zawierać: imię i nazwisko albo nazwę oraz adres zamieszkania albo siedziby wnioskodawcy; rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby, której ma nastąpić udostępnienie; datę wydania dokumentu tożsamości osoby, której ma nastąpić udostępnienie oraz nazwę organu, który go wydał. We wniosku należy podać w sposób możliwie jak najbardziej precyzyjny dane ułatwiające odnalezienie dokumentów. Ponadto, w przypadku prowadzenia badań naukowych osoby nie będące pracownikami naukowymi zobowiązane są dołączyć do wniosku oryginał pisemnej rekomendacji pracownika naukowego uprawnionego do prowadzenia badań naukowych w dyscyplinach nauk humanistycznych, społecznych, gospodarki lub prawa. Wnioski pracowników naukowych muszą być opatrzone pieczęcią instytucji naukowej lub urzędową pieczęcią imienną. Natomiast w przypadku dziennikarzy, zobowiązani są oni dołączyć do wniosku pisemne upoważnienie redakcji albo wydawcy.
Zgodę na udostępnienie dokumentów wydaje dyrektor oddziału Instytutu Pamięci Narodowej właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę wnioskodawcy. Po wyrażeniu zgody, materiały archiwalne są udostępniane w czytelniach jednostek organizacyjnych Instytutu Pamięci.
W myśl art. 36 ust. 5 ustawy o IPN odpowiedzialność prawną za sposób wykorzystania dokumentów udostępnionych w trybie art. 36 ustawy ponoszą podmioty, którym je udostępniono.
Do góry
4. Wnioski o udostępnienie dokumentów w celu wykonywania zadań ustawowych
W znowelizowanej ustawie o IPN doprecyzowano tryb udostępniania dokumentów zgromadzonych w Instytucie Pamięci, w celu wykonywania zadań ustawowych – art. 36 ust. 1 pkt 1. Wnioskodawcy ubiegający się o udostępnienie dokumentów zobowiązani są złożyć wniosek zawierający te same informacje, które są wymagane w przypadku wniosków naukowo – badawczych oraz dziennikarskich. Dodatkowo muszą wskazać podstawę prawną dotyczącą wykonywania zadań ustawowych. Wnioski te należy kierować do dyrektora oddziału IPN, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę wnioskodawcy.
Na podstawie ww. przepisu IPN udostępnia dokumenty oraz udziela informacji m.in. Urzędowi ds. Kombatantów i Osób Represjonowanych, Policji, sądom powszechnym i wojskowym oraz prokuratorom, urzędom administracji państwowej itp.
Zgodę na udostępnienie dokumentów wydaje dyrektor oddziału Instytutu Pamięci Narodowej właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę wnioskodawcy. Po wyrażeniu zgody, materiały archiwalne są udostępniane w czytelniach jednostek organizacyjnych Instytutu Pamięci.
W myśl art. 36 ust. 5 ustawy o IPN odpowiedzialność prawną za sposób wykorzystania dokumentów udostępnionych w trybie art. 36 ustawy ponoszą podmioty, którym je udostępniono.
Do góry
5. Wnioski o udostępnienie do wglądu kopii akt spraw lustracyjnych
Zgodnie z art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2007 r. Nr 63 poz. 452 z późn. zm.) każdy ma prawo wystąpić z wnioskiem do Instytutu Pamięci Narodowej o udostępnienie do wglądu kopii akt sprawy lustracyjnej zakończonej prawomocnym orzeczeniem sądu (FORMULARZ).
Wniosek o udostępnienie informacji powinien zawierać: oznaczenie organu, do którego wniosek jest skierowany; oznaczenie wnioskodawcy poprzez podanie: imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, imion rodziców, daty i miejsca urodzenia oraz numeru PESEL; informacje umożliwiające identyfikację akt sprawy lustracyjnej, w tym dane dotyczące osoby lustrowanej, a także podpis wnioskodawcy.
Wniosek ten należy złożyć w siedzibie Instytutu Pamięci, jego oddziałach lub delegaturach albo za pośrednictwem poczty. Z udostępniania należy wyłączyć informacje oraz dane, o których mowa w art. 22 ust. 3 wspomnianej wyżej ustawy.
Do góry
6. Wnioski o udostępnienie informacji zawartych w dokumentach organów bezpieczeństwa państwa dotyczących osoby pełniącej funkcję publiczną
Każdy ma prawo wglądu do dokumentów osób publicznych, wymienionych w art. 22 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2007 r. Nr 63 poz. 452 z późn. zm.). Instytut Pamięci Narodowej został zobowiązany do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej informacji o zgromadzonych w swoim zasobie dokumentach, dotyczących osób publicznych. Powszechność dostępu do tych danych jest zagwarantowana poprzez ich publikację w Internecie. Niezależnie od elektronicznej formy dostępu do informacji o dokumentach dotyczących osób publicznych, każdy może się z nimi zapoznać w siedzibie jednego z jedenastu oddziałów Instytutu, po złożeniu stosownego wniosku (FORMULARZ).
Wniosek o udostępnienie informacji powinien zawierać: oznaczenie organu, do którego wniosek jest skierowany; oznaczenie wnioskodawcy poprzez podanie: imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, imion rodziców, daty i miejsca urodzenia oraz numeru PESEL; informacje umożliwiające identyfikację osoby pełniącej funkcję publiczną, której mają dotyczyć dokumenty, z którymi wnioskodawca chce się zapoznać; w szczególności: imię i nazwisko tej osoby, a także funkcję publiczną, o której mowa w art. 22 ust. 1, pełnioną przez daną osobę; podpis wnioskodawcy.
Wypełniony formularz wniosku, skierowany do dyrektora oddziału Instytutu Pamięci Narodowej, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania osoby, której dotyczą informacje, należy złożyć osobiście w siedzibie oddziału Instytutu Pamięci Narodowej lub przesłać pocztą pod warunkiem potwierdzenia podpisu wnioskodawcy przez notariusza lub inną osobę uprawnioną do uwierzytelniania podpisów zgodnie z prawem państwa, w którym czynność ta została dokonana.
Do góry
7. Wnioski o wydanie zaświadczenia stwierdzającego, czy dane osobowe wnioskodawcy są tożsame z danymi osobowymi, które znajdują się w katalogu funkcjonariuszy, współpracowników, kandydatów na współpracowników organów bezpieczeństwa państwa, o których mowa w art. 5, oraz innych osób, udostępnionym w Instytucie Pamięci od dnia 26 listopada 2004 r.
Każdy może zwrócić się do Instytutu Pamięci Narodowej z wnioskiem o wydanie zaświadczenia informującego, czy dane osobowe wnioskodawcy są tożsame z danymi osobowymi, które znajdują się w katalogu funkcjonariuszy, współpracowników, kandydatów na współpracowników organów bezpieczeństwa państwa, o których mowa w art. 5, oraz innych osób, udostępnionym w IPN od dnia 26 listopada 2004 r. – art. 29a ust. 1 ustawy (FORMULARZ).
Wnioskodawca występuje do Instytutu Pamięci Narodowej z podaniem zawierającym dokładne dane osobowe. Po sprawdzeniu danych osobowych Prezes IPN w terminie 14 dni wydaje zaświadczenie stwierdzające zgodność bądź brak zgodności danych osobowych wnioskodawcy z danymi znajdującymi się w wyżej wymienionym katalogu. Na pisemne żądanie wnioskodawcy treść zaświadczenia jest publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Instytutu Pamięci.
Do góry
8. Inne kategorie wniosków
Instytut Pamięci Narodowej realizuje ponadto następujące wnioski kierowane do Prezesa IPN:
1. W trybie art. 8 ust. 2 pkt 2 lit. „a” i lit. „b” ustawy z dnia 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 42, poz. 371) na pisemny wniosek osoby zainteresowanej Prezes IPN-KŚZpNP potwierdza w formie decyzji administracyjnej następujące okoliczności:
- fakt osadzenia w latach 1944-1956 bez wyroku w więzieniu lub innym miejscu odosobnienia na terytorium Polski za działalność polityczną bądź religijną, związaną z walką o suwerenność i niepodległość, o czym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 4 wspomnianej ustawy,
- fakt odebrania dziecka rodzicom w celu poddania go eksterminacji lub w celu przymusowego wynarodowienia, o czym mowa w art. 4 ust. 2 wspomnianej ustawy.
2. Na podstawie art. 117 ust. 3 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353) na pisemny wniosek osoby zainteresowanej Prezes IPN–KŚZpNP potwierdza okoliczność, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 8 ustawy tj. okresy osadzenia, w więzieniach lub innych miejscach odosobnienia na terytorium Polski bez wyroku po dniu 31 grudnia 1956 r. za działalność polityczną.
Do góry
* * *
USTAWA z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (dokument w formacie PDF)
(tekst ujednolicony)
USTAWA z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (dokument w formacie PDF)
(tekst ujednolicony)
